תנאי שימוש ומדיניות פרטיות

תנאי שימוש | מדיניות פרטיות ואיסוף מידע
עודכן לאחרונה: 21.09.2025

הקדמה ושיקוף כללי

kaytana1.com (להלן: "האתר" / "הקייטנה" / "אנו") מפעיל אתר ומערכת רישום וניהול להשתתפות בפעילויות קייטנה. המדיניות נערכה בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 (להלן: "החוק"), ובכפוף לשינויים שנוספו בתיקון מס' 13 לחוק, שנכנס לתוקף. המדיניות זו מפרטה את סוגי המידע שאנו אוספים, את מטרות העיבוד, את הבסיס המשפטי לעיבוד, תקופות השמירה, אמצעי האבטחה, זכויות נושאי המידע ואופן הממשכן, וכן את הנהלים הטכניים והתפעוליים הרלוונטיים להפעלה תקינה ובטוחה של האתר והקייטנה.

שימוש באתר, מילוי טפסים או מסירת מידע באופן אחר מהווה אישור והסכמה לתנאי תקנון זה, ככל שנדרש על פי הדין.

1. זהות בעל המאגר ואיש קשר לפרטיות

בעל המאגר / האחראי לעיבוד: קייטנת ספורטיכייף וXקסטרים (אומנות הריקוד והספורט ע.מ. 307413989)
כתובת אתר: kaytana1.com
כתובת משרדים/פעילות: kaytana1.com@gmail.com
כתובת: רח' יהושע חנקין 34, עפולה
טלפון ליצירת קשר: 054-3101029
אחראי פנים לפרטיות: יקיר קוגן

2. קבלת תנאים ועדכונים

1. פרסום מדיניות זו באתר ו/או קישור לטופס ההרשמה מהווים הודעה מספקת אודות תנאי עיבוד המידע.
2. אנו רשאים לעדכן את המסמך מעת לעת. במקרה של שינוי מהותי יפורסם תקציר השינוי בעמוד הראשי או יישלחו הודעות לנרשמים לפי מדיניות הדיוור. המשך השימוש באתר לאחר פרסום השינוי מהווה הסכמה לתקנון המעודכן.
3. גירסאות המדיניות יתועדו (גרסת מסמך; 21.09.2025).

3. מידע הנאסף ומקורותיו

א. קטגוריות מידע הנאסף:
1. נתוני זיהוי: שם הילד/ה, שם ההורה, לקוח, אורח/ת, תאריך לידה, מס' תעודת זהות/מספר מזהה – ככל שנדרש בחוק/פעילות.
2. מידע קשר של ההורה/אפוטרופוס: שם, טלפון חירום, כתובת דוא"ל, כתובת מגורים.
3. מידע רפואי רגיש: אלרגיות, תרופות נדרשות, רופא מטפל, מצבים רפואיים, סטטוס חיסונים — מידע זה ייעבד אך ורק לצורך טיפול ובטיחות.
4. פרטי הרשמה וחשבונאות: פרטי הרשמה, חשבוניות, מסמכי תשלום; פרטי סליקה לא יאוחסנו אצלנו אם נעשה שימוש בספק סליקה חיצוני (חברת GROW משולם).
5. תמונות/וידאו: תיעוד פעילויות (אחסון ועיבוד לפי הסכמה נפרדת).
6. מידע טכני/אנליטי: כתובת IP, מזהי דפדפן/מכשיר, עוגיות (cookies), יומני שרת, דפי כניסה/יציאה, חותמות זמנים.
7. תוכן שיחות ופניות: טקסטים, קבצים מצורפים, רישומי שיחות טלפון אם נדרש.

ב. מקורות המידע:
1. טפסי הרשמה באתר (Gravity Forms / טפסים דיגיטליים).
2. מסמכים שמסרו ההורים/אפוטרופוסים (קבצים שהועלו).
3. ספקי שירות חיצוניים (מעבדים) כגון מערכת דיוור, ספקי סליקה, CRM, ספקי אירוח.
4. יומני מערכת וכלי אנליטיקה.
5. תקשורת ישירה ב-אימייל/טלפון/וואטסאפ עם ההורים.

4. מטרות העיבוד והיקפן

כל עיבוד נתונים נעשה למטרות מוגדרות, יחסיות ונחוצות. המטרות העיקריות:
1. ביצוע והפעלת שירותי הקייטנה: ניהול הרשמות, שמירת מקומות, תכנון צוותים ופעילויות.
2. בטיחות וטיפול רפואי: שימוש במידע רפואי במקרה חירום, התאמת צוותים, מתן טיפול.
3. תקשורת שוטפת: הודעות תפעוליות, שינויים בלו"ז, דרישות ביטחון.
4. דיוור ועדכונים שיווקיים: רק לאחר קבלת הסכמה נפרדת ובהתאם להעדפות.
5. ניהול חשבונאות ודיווחים משפטיים: חשבוניות, דוחות למס הכנסה ורשויות אחרות אם נדרש.
6. אבטחת מערכות: מניעת הונאות, ניתוח תקלות, ניהול גישה.
7. ניתוח אנונימי לשיפור השירות: ניתוח סטטיסטי ללא זיהוי אישי.

בכל טופס הרשמה יוצג הבסיס החוקי המתאים לכל עיבוד (למשל: הסכמה, ביצוע חוזה, חובה למלא דרישות חוקיות, אינטרס לגיטימי).

5. בסיס משפטי לעיבוד

לכל פעולה יש לבחור בסיס משפטי אחד או יותר מתוך הבאים:
1. הסכמה מפורשת: בעבור עיבוד מידע רגיש (בריאות), פרסום מדיה, דיוור שיווקי וכד' — צ'קבוקס שמסומן מראש.
2. ביצוע חוזה / קיום מערכת יחסים משפטית: לצורך מתן השירותים שנרשמו.
3. חובה חוקית: עיבוד הנדרש על פי החוק (לדוגמה, חובת שמירת חשבוניות).
4. אינטרס לגיטימי: לצרכי אבטחה, מניעת הונאות ושיפור שירות — לאחר איזון זכויות של נושא המידע.

בכל עיבוד המתבצע על בסיס אינטרס לגיטימי יתועד ניתוח איזון (Legitimate Interests Assessment) בתיעוד הפנימי (ROPA).

6. תקופות שמירה ומדיניות מחיקה

הקייטנה תשמור נתונים לפרקי זמן המותאמים לתכלית איסופם, אלא אם קיימת חובת שמירה אחרת לפי דין. שמורים לתקופה שתידרש לצורך הוכחת ציות (כנדרש לפי הדין). נושאי המידע רשאים לבקש מחיקה; כל בקשה תיבחן בהתאם לחובות החוקיות השונות ותגובה תינתן לפי נהלי המימוש המפורטים להלן.

7. עיבוד נתונים של קטינים

1. עיבוד נתונים של קטינים ייעשה רק לאחר קבלת אישור מפורש מההורה/אפוטרופוס.
2. טפסי רישום יכללו שדות לציון גיל הילד/ה והצהרת הורה/אפוטרופוס.
3. במקרים בהם נדרשת חתימת טופס פיזית — יש לכלול פרטי זיהוי של ההורה, חתימה ותאריך.

8. שיתוף מידע עם צדדים שלישיים ומעבדים חיצוניים

1. אנו משתפים מידע רק כאשר יש בכך צורך מסוים ובכפוף להסכמים בכתב (DPA — Data Processing Agreement) הכוללים התחייבויות אבטחה, איסור שימוש מסחרי, זכות ביקורת וחובת החזרת/מחיקת מידע בתום ההתקשרות.
2. קטגוריות מעבדים נפוצות: ספקי אירוח/ענן, מערכות CRM/דיוור, ספקי סליקה, ספקי גיבוי וניהול נתונים, ספקי תמיכה טכנית, נותני שירותי בריאות/חירום בעת הצורך.
3. רשימת המעבדים והמדינות בהן הם פועלים מתועדת ברשומת מעבדים פנימית וניתנת לקבלה בהתאם לנוהל בקשות מידע.

9. העברות מידע מחוץ לישראל

1. העברות לשרתים או מעבדים בחו"ל יתבצעו רק במסגרת מנגנונים משפטיים מתאימים ובהתאם להוראות הדין (הסכמי העברה סטנדרטיים, התחייבויות, בדיקות רמת הגנה).
2. במקרים של אחסון בענן מחוץ לישראל נבצע בדיקה סבירה של רמת ההגנה במדינת היעד ותיעוד כך ברישומי המאגר.

10. Cookies ומנגנוני מעקב

1. חיוניות/תפקודיות: נחוצות לתפקוד האתר (התחברות, מלא סל, טפסים). נטענות תמיד.
2. אנליטיות/סטטיסטיות: לאיסוף נתונים אנונימיים לשיפור חווית המשתמש (לדוגמה: Google Analytics עם אנונימיזציית IP). נטענות לאחר הסכמה.
3. שיווקיות/מעקב: פיקסלים וכלים לפרסום ממוקד (פייסבוק/גוגל). נטענות לאחר הסכמה מפורשת.
4. באתר יוצג באנר opt-in עם קישור ל"מדיניות עוגיות" והגדרות מפורטות. פרטי ההסכמה יתועדו (חותמת זמן, כתובת IP, גרסת טקסט).
5. משתמש יכול לשנות העדפות בכל עת דרך קישור "הגדרות קוקיס" בפוטר.

11. דיוור שיווקי ותנאי הרשמה לפרסומים

1. דיוור שיווקי יעשה רק לאחר קבלת הסכמה נפרדת ובאופן שקוף (אמצעי תקשורת מסומן בבירור).
2. הודעות מסחריות יסומנו כ"פרסומת" והן יכילו מנגנון הסרה פשוט וברור בכל הודעה.
3. בקשת ביטול תטופל בהליך פנימי ותתועד; ביצוע ההסרה יתבצע בתוך 3 ימי עסקים ככל שניתן.
4. שימוש ב"חריג לקוח קיים" ייעשה רק אם מתקיימים התנאים המצטברים בחוק הישראלי.

12. אבטחת מידע ונוהל אירועי אבטחה

העמותה נוקטת אמצעים מנהליים, טכניים וארגוניים לשמירת המידע (מדיניות אבטחה, בקרות הרשאות, הרשאות מנהלים, 2FA למנהלים, הצפנה בשכבת תקשורת ו/או אחסון כשנדרש, נהלי גיבוי ושחזור).
נוהל תגובה לאירוע אבטחה: זיהוי האירוע → בידוד/צמצום → חקירה ותיעוד → הערכת סיכון ופגיעה אפשרית בנושאי המידע → הודעה לרשויות ולנושאי המידע בעת הצורך → נקיטת צעדי תיקון מניעתיים.
בהתאם להוראות התקנות והנחיות הרשות בעקבות תיקון 13, אירוע אבטחה מהותי יתועד ותבוצע הודעה ראשונית לראש הרשות ומעקבים נוספים כנדרש על פי הדין.

14. זכויות יוצרים, שימוש בתכנים והצהרות על מדיה

מלוא זכויות היוצר בתכנים שבאתר שייכות לקייטנה אלא אם צויין אחרת. שימוש מסחרי בתכנים ודברי סחורה דורש אישור מראש בכתב. פרסום תמונות/וידאו של משתתפים יתבצע אך ורק בהתאם להסכמה מפורשת מההורה/אפוטרופוס (טופס הסכמה יפורט בנספח). בקשות להסרה/טשטוש תטופלנה בהתאם לחוק ולנהלים המפורטים במסמך.

15. הגבלת אחריות ושיפוי

1. הקייטנה עושה את המאמצים להבטיח דיוק ועדכניות, אך אינה נותנת ערובה למלאות או שלמות המידע. השימוש באתר הוא על אחריות המשתמש בלבד.
2. הקייטנה לא תישא באחריות לנזקים עקיפים או מיוחדים הנובעים משימוש באתר, ככל שחוק זה מתיר.
3. המשתמשים מסכימים לשפות את הקייטנה מפני טענות ונזקים הנובעים מהפרת תנאי שימוש, שימוש פסול בתכנים או מסירת מידע שגוי.

16. דין וסמכות שיפוט

1. הדין החל על מסמך זה הוא הדין הישראלי.
2. סמכות השיפוט הבלעדית תינתן לבתי המשפט המוסמכים בישראל, אלא אם סוכם אחרת באופן מפורש ובכתב.

נספחים מסוכמים — ישולבו בעמוד יחיד זה

נספח א — תקנון הרשמה לקבלת פרסומים (דיוור)

1. ההרשמה לדיוור נעשית באמצעות טופס מפורש באתר; כל ערוץ תקשורת מסומן על ידי הנמען.
2. ברירת מחדל: אין לסמן ערוץ תקשורת לשיווק מראש.
3. כל הודעה שיווקית תכלול מנגנון הסרה ופירוט פרטי השולח.
4. בקשת הסרה תטופל תוך 3 ימי עסקים; הפעולה תתועד (חותמת זמן, IP).
5. שימוש בחריג "לקוח קיים" יעשה רק בהתאם לכללי הדין והלימות.

טקסט לדוגמה לשדה הסכמה בטופס:

"אני מסכימ/ה לקבל דיוור שיווקי בדוא"ל/SMS מאת קייטנת ספורטיכייף ואקסטרים. ניתן לבטל ההרשמה בכל עת באמצעות קישור הביטול בכל הודעה."

נספח ב — מדיניות עוגיות (Cookies)

טקסט באנר Cookies לדוגמה:

"אנחנו משתמשים בעוגיות כדי לשפר את חוויית הגלישה, לבצע ניתוחים סטטיסטיים ולהתאים תכנים. העוגיות שאינן חיוניות יטענו רק לאחר הסכמתך. ניתן לשנות העדפות בכל עת."
כפתורים: [קבל את הכל] [הגדרות עוגיות] [דחה לא חיוניות]

טקסט מדיניות עוגיות (מפורט): לפרט את כל סוגי העוגיות, מטרתן, משך האחסון, וספקי צד שלישי המשתמשים בהן.

נספח ג — יישום טכני והנחיות בוורדפרס (מימוש אבטחה ופרטיות)

1. ניהול קוקיס: התקן Complianz או CookieYes; הפעל חסימת טעינת תגיות שיווק/אנליטיקה עד לקבלת הסכמה.
2. טפסים (Gravity Forms):
2.1. הוסף שדות צ'קבוקס נפרדים לכל סוג הסכמה (דיוור, פרסום מדיה, עיבוד מידע רפואי).
2.2. הוסף שדה חבוי ל-IP ו-timestamp; שמור גרסת טקסט של ההסכמה.
3. אבטחה: Wordfence/Shield להגנה, הפעל 2FA למנהלים, הגבלת ניסיונות כניסה, עדכוני ליבה ותוספים אוטומטיים.
4. גיבויים מוצפנים: וודא שספק הגיבוי עומד בסטנדרטים ומחזיק DPA.
5. תיעוד גישות מנהלים: השתמש בתוסף Activity Log ושמור ל-24 חודשים לפחות (או לפי דרישה).
6. גישה לתשתיות: הפעל הרשאות מינימום (Principle of Least Privilege).
7. בדיקות חדירה: ביצוע בדיקות חדירה תקופתיות (לפחות שנתית) ודוחות סיכונים.

17. טפסים ותבניות (הצעות מיידיות ליישום)

להלן נוסחי שדות וטקסטים מוכנים לשימוש בטפסי Gravity Forms או בכל טופס אחר:

א. טופס הרשמה — סעיפי הסכמה מוצעים (קצר ליד צ'קבוקס, לא מסומן מראש)

אני, ההורה/אפוטרופוס של ____________, מאשר/ת בזאת את איסוף ו/או עיבוד פרטיו/ה האישיים כפי שמפורט/ה במדיניות הפרטיות של kaytana1.com, לצורך רישום והפעלת השירות בקייטנה. קראתי את מדיניות הפרטיות וידוע לי על זכויותיי.

ב. הסכמה לפרסום מדיה (תיבה נפרדת)

אני מסכים/ה לפרסום תמונות/וידאו של ילדי/בתי בפלטפורמות האתר והרשתות החברתיות של הקייטנה בהתאם לאופציות המסומנות:
( ) שימוש מלא – תמונות/וידאו במצבים שיווקיים.
( ) שימוש מוגבל – לשימוש פנימי/דיוור סגור.
( ) אין הסכמה לפרסום כלל.

ג. הסכמה לעיבוד מידע רפואי

אני מאשר/ת כי סיפקתי מידע רפואי מדויק לגבי ילדי/בתי ושאני מעניק/ה הרשאה לצוות הקייטנה לפעול לפי הצורך במקרה חירום רפואי, כולל מתן טיפול ראשוני ופנייה לשירותי חירום. אעדכן את המידע ככל שיחולו שינויים.

ד. טופס הרשאה לאיסוף הילד/ה

מציין/ה כי מורשה/ים לאסוף את ילד/תי הם: שם מלא, תעודת זהות/מספר מזהה, טלפון, יחס. באיסוף על נציג חיצוני יש להציג תעודה מזהה וקוד סודי שנמסר מראש.

ה. רישום הסכמה טכנית ל־Cookies (נוסח בדף ההגדרות)

הסכמה לטעינת קוקיס שאינן חיוניות: [ ] אני מסכים/ה לטעינת עוגיות אנליטיות ושיווקיות לצורך שיפור חוויית המשתמש ופרסום ממוקד.